Customer Facing Specialist - Junior

Achtergrond / algemeen doel van de rol

Unilever is een multinational welke onder diverse merknamen producten verkoopt in verschillende categorien en verkoopkanalen. De Customer Facing Specialist opereert in de divisie Supply Chain op de afdeling Customer Service. Als Customer Facing Specialist ben je het aanspreekpunt voor de klant en de Operations Excellence hub voor het oplossen van problemen in het Order to Cash proces (orders, leveringen, retouren, claims, overdues, etc.). Hierbij is het essentieel om samen met Customer Development te opereren als aanspreekpunt namens Unilever en proactief de customer care processen en noodzakelijke communicatie te managen.

De klanten kunnen zowel vanuit het retail kanaal (supermarkten en drogisterijen), out of home (petrol, scholen, on the go etc.) en foodsolutions kanaal (horeca) afkomstig zijn. Je hebt vooral contact met de hoofdkantoren en distributiecentra van de klant en voortdurend afstemming met interne afdelingen zoals customer service, SC Operations, logistiek, sales, demand planning, marketing en finance.

Kerntaken

Centraliseren van de relatie met de klant in het Order to Cash proces:

Updates verstrekken over de status van orders, leveringen en factuurgegevens.

Monitoren van customer compliance binnen de afgesproken logistieke voorwaarden (MOQ, bestel uur, leadtime, ...). Actie ondernemen als afspraken niet gerespecteerd worden.

Het verstrekken aan de klanten van standaard of logistieke informatie van onze producten

Proactief informeren van klanten over out of stock van bestelde producten

Het bijhouden van een overzicht van de meest voorkomende problemen

Verantwoordelijk voor het oppakken van door klanten gesignaleerde problemen binnen de vastgelde afspraken. 

Klant specifieke taken zoals onder andere :

Indien we, in overleg met de klant proactief afronden op volle pallets of op volle lagen, aan de klant doorgeven hoeveel HE we uiteindelijk daarwerkelijk gaan leveren

Vrachtwagen “maken” en spreiding van promo orders op de promo

Acties in geval van Large orders.

Traders deliveries organiseren (orders, leverdag, pricing,...)

het sturen voor sommige klanten van pro-forma’s voor vooruitbetaling klanten (in het normale proces geautomatiseerd)

Het coordineren van klanten masterdata verzoeken.

Controleren van product- en prijslijsten van de klant op masterdata wijzigingen en navenant communiceren (bv : Rondom RSV’s/codes switches: aan de klant doorgeven dat we andere EAN gaan leveren)

Up to date houden van logistieke customer master data (ship to, sold to, leverdagen, leveruren, etc.).

Bijhouden van contactgegevens van de klant in CRM.

Order Management

Op verzoek van logistieke dienstverlener bloktijd aanpassen, updaten in SAP en afstemmen met de klant.

Het identificeren en valideren van geblokkeerde orders binnen de vastgestelde afspraken. Eventuele validatie voor deblokkering communiceren naar de Operations Excellence hub.

Returns & Refusals

Analyseren van Return & Refusals verzoeken volgens bestaande afspraken en informeren van de Operations Excellence hub voor opvolging.

Delivery / Billing issues/delay management

Op verzoek van klant versturen van een leverbericht / kopie factuur.

Schakelen met de SC Operations Leader en/of 3rd Party Logistics Provider voor urgente leveringsproblemen.

Claims management

Ontvangen en analyseren van niet-gevalideerde claims van klanten binnen de bestaande afspraken.

Validatie en communicatie van claims besluit (standaard afswijfbrief versturen) naar de klant en Operations Excellence hub.

Unilever Job Profile

Facturatie

Facturatie badges draaien.

Sociale interactie

Op commercieel vlak overleggen en informatie uitwisselen met Customer Development

Op logistiek vlak overleggen met SC Operations en/of Logistiek (intern of extern)

Transactionele ondersteuning vanuit de Operations Excellence hub

Vereiste vaardigheden/kwalificaties

Gevoel voor relatiebeheer

Minimaal ½ jaar relevante werkervaring (als stagiaire mag ook) bij voorkeur in de FMCG branche;

Beheersing van MS-Office en een goede kennis van Excel;

Kennis van SAP is een pre

Kunnen werken met PEGA CRM en reporting tools is een pre

Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden

Gedegen kennis van de Nederlandse, Engelse taal in woord en geschrift

Vereiste competenties

Externe oriëntatie/klantoriëntatie

Ondernemend gedrag / Bias for action

Nauwkeurig

Doelgericht

Team commitment

Flexibel

Beïnvloeden van anderen

Communicatief (NL/ENG)